2011年1月7日

差し込み印刷の備忘録

MS Office 製品には、差し込み印刷という、Access のデータや Outlook の住所録などに接続して、任意のフィールドのレコードを任意のクエリでドキュメントに差し込む機能があります。私は、年賀状や暑中見舞の宛名を出力することにしか使用しないので、毎年使い方を思い出すのに時間が掛かるので、今年はその手順を記録しました。

手順1・・・・・ACCESSの操作

1. テーブル＞デザイン　で「連絡先データ」に「2011年賀」フィールドを追加。データ型はYes/No型。
2. フォーム＞デザイン　で「入力用フォーム」にチェックボックスを追加。
3. 右クリックのプロパティでコントロールソースに「2011年賀」フィールドを選択する。
4. クエリ「2010年 寒中出す人クエリ」を右クリック、名前「2011年賀 出す人クエリ」を付けて保存
5. クエリ＞デザイン　で「2010年賀」を「2011年賀」フィールドに変更

※会社宛と自宅宛に分けてPublisherのファイルを作成しているが、たぶん、会社宛クエリと自宅宛クエリを上位のクエリで呼び出すか、条件式を使えば、統合が可能なような気がする。

※郵便番号にハイフンを入れるために、クエリフィールドに「POST」を追加し、

POST:format([郵便番号会社],"@@@-@@@@") 

のようにすると、　ハイフン入りのフィールドが作られるので、「POST」を差し込み印刷のフィールドに使えば良い。

手順2・・・・・Publisherの操作

1. 新規ファイルを開く
2. ツール＞差し込み印刷＞データソースを開く　で住所録データのクエリを開く
3. ツール＞差し込み印刷＞フィールドの挿入　で住所データをレイアウトする
4. 新年のあいさつ等、定型文を書き込む
5. ファイル＞差し込み印刷　で印刷できる

TIPS
後から追加があった時は、ツール＞差し込み印刷＞差し込み結果の表示　から検索して、指定番号のみ印刷することができる。

以上です。今年の年末から、年賀状を書く憂鬱が無くなればいいのですが・・・・・。

カテゴリー：コンピュータ |  コメント (0) |  投稿者：hyodo